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A002 Wann ist Agilität sinnvoll?

Geschrieben von Sample HubSpot User, Veröffentlicht am 06.08.22 14:00

Agiles Arbeiten ist in der modernen Arbeitswelt längst kein Fremdwort mehr. Doch oftmals ist gar nicht klar, wann und warum agiles Arbeiten überhaupt sinnvoll ist.

Die Geburtsstunde von Agilität

Bevor wir uns mit dem „wann“ beschäftigen, ist es sinnvoll, erst einmal einen Blick auf den Beginn der Agilitäts-Bewegung zu werfen: Agilität gibt es in der Systemtheorie von Organisationen bereits seit den 1950er-Jahren. Mit Beginn der 90erJahre starteten dann etwa drei Wellen der Agilitäts-Bewegung:

  1. Agile Manufacturing
    Beim agilen Manufacturing lag der Fokus unter anderem auf einer schnellen Produktenentwicklung, multifunktionalen Teams und einer Optimierung der Produktionsabläufe. Es handelte sich vor allem um den Bereich Engineering.
     
  2. Agile Softwareentwicklung
    Seit Beginn des 21. Jahrhunderts war Agilität vorwiegend in der Softwareentwicklung anzutreffen. Vor allem mit Methoden wie Scrum gewann Agilität hier an Aufmerksamkeit. Im Zuge dessen entstand auch das sogenannte agile Manifest der Softwareentwicklung (siehe hierzu auch den Artikel 20 Jahre agiles Manifest (Verlinkung)). Damit wurde eine Art Handlungsleitlinien postuliert, nach welchen man handeln kann, um agil zu arbeiten.
     
  3. Die agile Organisation
    Inzwischen erhält der Megatrend Agilität Einzug in ganze Organisationen. Anstatt Agilität nur auf einen Bereich zu fokussieren, geht es vielmehr darum, das ganze Unternehmen auf Kurs agil zu bringen. Die agile Transformation soll den Herausforderungen der neuen Arbeitswelt so gerecht werden.

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Mit der agilen Transformation in Unternehmen wird den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt begegnet

VUCA legt den Grundstein für agiles Arbeiten

Beim Stichwort Herausforderungen der modernen Arbeitswelt kommt man nicht am Begriff VUCA vorbei.

VUCA ist ein Akronym und steht für:

  • Volatilität (engl.: volatility)
  • Unsicherheit (engl.: uncertainty)
  • Komplexität (engl.: complexity)
  • Mehrdeutigkeit (engl.: ambiguity)

VUCA beschreibt mit einem Wort die Umfeldbedingungen und Herausforderungen, denen wir uns auf den heutigen Märkten stellen müssen. Die Welt verändert sich ständig, wird instabiler und unvorhersehbare Veränderungen passieren – immer drastischer und schneller (Volatilität). Dadurch werden langfristige Planungen und Investitionen fast unmöglich (Unsicherheit).  Probleme werden vielschichtiger und Anforderungen an Organisationen sind nicht nur schwarz und weiß, sondern auch bunt (Komplexität und Mehrdeutigkeit). 

Nun stellt sich natürlich die Frage: Wie soll man in so einer Welt am besten arbeiten? Und welche verschiedenen Arbeitsmodelle bzw. Herangehensweisen an Arbeit gibt es überhaupt? 

Klassischer (Projekt-)arbeitsstil vs. agiler Arbeitsstil

Prinzipiell kann man zwischen zwei Arbeitsstilen unterscheiden: Klassische Projektarbeit und agile Projektarbeit:

  • Klassische Projektarbeit

Hierbei handelt es sich um ein lineares Vorgehensmodell. Oft werden die einzelnen Projektphasen von Meilensteinen abgetrennt und zu Beginn werden sowohl das Ergebnis als auch Kosten, Termine und der Personalbedarf bestimmt. Änderungen sollten tunlichst vermieden werden, da das oftmals viele Kosten nach sich zieht.

  • Agile Projektarbeit

Im Vergleich dazu steht in der agilen Projektarbeit iterativ-inkrementelles Arbeiten im Vordergrund. Es gilt in jeder Iteration ein Produktinkrement fertig gestellt zu haben. Zudem basiert agiles Arbeiten auf Teamarbeit, Feedback, sowie kontinuierlicher Prozessverbesserung.

Anlehnend an der oben beschriebenen Thematik hinsichtlich dynamischer Umfelder mit häufigen Änderungen der Anforderungen (VUCA), scheint es von Vorteil zu sein, im Sinne agiler Vorgehensweisen mit kurzen Planungszyklen zu arbeiten. Im Gegensatz dazu wird der klassischen Projektarbeit häufig zugeschrieben, dass die Mitarbeiter in Silos, also getrennt voneinander, handeln und vor allem auch denken. Das will die agile Projektarbeit aufbrechen.

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Mit der agilen Projektarbeit ist man gut für die „VUCA-Welt“ aufgestellt

Auch wenn es schwierig erscheinen mag, agiles Arbeiten auf jedes Projekt oder jede Aufgabe anzuwenden, in der agilen Projektarbeit gibt es verschiedene Frameworks, die hierbei helfen können. Zudem ist es sinnvoll, nach der Aufgabenart zu unterscheiden, um zu prüfen, welche Herangehensweise am besten passt.

Unterscheidung der Aufgabenart

Häufig kommen Aussagen wie: „In der IT-Branche lässt sich agiles Arbeiten einfacher umsetzen. Da kann schließlich jederzeit eine neue Version erstellt werden. Dennoch muss man oftmals genauer hinsehen. Es hilft eine Unterscheidung zwischen verschiedenen Aufgabentypen zu treffen:

  1. Regelaufgaben
    Regelaufgaben sind Aufgaben, die mit hoher Wiederholungsrate und Gleichheit auftreten.
  2. Projektarbeit
    Projektarbeit beschreibt Aufgaben in der Projektentwicklung, die nicht in hoher Frequenz auftreten und eher heterogen sind.

Generell gibt es verschiedene Anforderungen an Aufgaben. Nicht bei allen passt ein agiles Format. So erscheint agiles Arbeiten bei Regelaufgaben erstmal nicht sinnvoll. Für die Projektarbeit eignet sich allerdings zum Beispiel das Framework Scrum. Für größere Projektumfänge, in denen mehrere Einheiten unter einen Hut gebracht werden müssen, gibt es zum Beispiel agile Skalierungsframeworks wie SAFe oder Less.

Komplexe vs. komplizierte Aufgaben

Eine weitere Unterteilung, die hilft herauszufinden welche Vorgehensweise wann sinnvoll ist, ist die Unterscheidung zwischen komplizierten und komplexen Aufgaben:

  • Komplizierte Aufgaben können mit Wissen gelöst werden. So zählen beispielsweise auch unbekannte Variablen, die sich aber berechnen lassen, zu den komplizierten Aufgaben. Komplizierte Aufgaben sind plan- und steuerbar, da sie mit ausreichend Zeit und Übung gelöst werden können. Somit sind komplizierte Aufgaben für eine klassische Herangehensweise geeignet.
  • Komplex ist etwas immer dann, wenn viele unbekannte Variablen oder Aufgaben mit sich verändernden Einflussgrößen aufeinandertreffen. Die Entwicklung von komplett neuen Lösungen (Software, Prozess etc.) stellt sich komplexer dar. Anforderungen können sich im Verlauf schnell wieder ändern und der einst aufgestellte Projektplan ist wieder veraltet. Hier eignet sich eine agile Herangehensweise.

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Vor dem Projektstart macht eine intensive Auseinandersetzung Sinn, um so das richtige Vorgehensmodell zu wählen

Welche Vorgehensweise ist nun die richtige für Sie?

Entscheidend ist, dass Prozesse und Methoden dann effektiv und erfolgreich sind, wenn das Vorgehensmodell zur Ausgangssituation passt. Vor dem Projektstart ist es also wichtig, dass Sie sich damit auseinandersetzen, welche Anforderungen existieren und mit welchem Wissen und unter welchen Bedingungen Lösungen erarbeitetet werden können. Auch das jeweilige Mindset des Unternehmens und der Mitarbeiter sollte beachtet werden und spielt eine große Rolle. Schließlich hat die Haltung einen großen Einfluss auf die Arbeitsweise. Es gilt also ein passendes Format zu finden, welches ideal auf Sie anpassbar ist.

Fazit

Sowohl klassische als auch agile Ansätze haben ihre Eigenheiten. Sind Anforderungen, Ressourcen und Zeiten bekannt und ausreichend definiert, können klassische Methoden des Projektmanagements zum gewünschten Ergebnis führen. Sind die Anforderungen an ein Projekt jedoch geprägt von häufigen Änderungen, kurzen Planungshorizonten und einem hohen Forschungsanteil, überwiegen die Vorteile agiler Methoden deutlich.

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